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Un processo aziendale è l’insieme di tutte quelle attività interconnesse che si svolgono all’interno di un’azienda (o in generale di una qualsiasi attività economica) per produrre un prodotto o servizio da vendere ad un potenziale cliente. Per cui ogni attività economica può essere analizzata come un insieme di processi aziendali volti alla produzione di un valore aggiunto (che sia un prodotto fisico o un servizio) a partire dalla trasformazione di determinate risorse. Ogni processo aziendale segue delle strategie precedentemente pianificate al fine di ottimizzare risorse umane e materiali, sforzi e tempo per la produzione. Un modo per analizzare i processi aziendali è quello di tracciare una mappa o flow chart che indichi, passo per passo, le procedure (cioè le modalità) di svolgimento di un processo all’interno di un qualsiasi sistema aziendale.
Mappatura del processo aziendale
La mappatura del processo aziendale è un metodo grafico molto utilizzato dalle aziende per avere un quadro generale dei processi aziendali e delle modalità di svolgimento di tali processi. Una mappa o flow chart dei processi aziendali consente al responsabile aziendale del processo (process owner) o a chi lo gestisce (process manager) di avere una visione completa e dettagliata del flusso dei processi in azienda.
Esempio di flow chart
In questo esempio grafico di flow chart o mappa del processo aziendale sono evidenziate delle voci:
- Fornitori, cioè chi fornisce l’azienda delle materie necessarie
- Input, sono gli elementi grezzi che poi vengono “lavorati” durante il processo aziendale
- Processo e attività, l’insieme delle attività interconnesse svolte in un’azienda
- Risorse, cioè le risorse umane (dipendenti) e materiali (strumenti e attrezzature) di cui il sistema aziendale dispone per le sue attività di produzione
- Vincoli, cioè le condizioni da rispettare durante la produzione
- Output, è il risultato finale del processo aziendale di trasformazione degli input
- Cliente, è la persona a cui vendere il prodotto finito o output
La mappa dei processi aziendali deve essere sintetica (ma non superficiale) e chiara; in questo modo diventerà uno strumento di cui non potrai più fare a meno per condurre un’analisi corretta della tua azienda e dei sui processi interni, per ottimizzare le risorse e puntare ad una crescita tangibile.
Tipologie di processi aziendali
All’interno di un’attività commerciale è possibile distinguere 3 tipologie di processi aziendali in base al ruolo che si ricopre in azienda.
Oltre al processo produttivo (o operativo) svolto dagli impiegati/operai dell’azienda e che consiste nell’effettiva lavorazione del prodotto, si distinguono:
- Processi gestionali, cioè l’insieme delle attività decisionali svolte dai dirigenti o responsabili di settore;
- Processi strategici, cioè tutte le decisioni prese dai vertici aziendali come, ad esempio, la definizione di nuove strategie di vendita o l’analisi di un nuovo mercato.
Inoltre, a seconda che i processi aziendali producano o meno risultati percepiti direttamente dal cliente si distinguono processi aziendali primari e processi aziendali di supporto. Tra i processi aziendali di supporto rientrano:
- La formazione aziendale del personale
- La manutenzione delle attrezzature
- I sistemi informatici che supportano le attività interne
Esempio di processo aziendale: ricezione e evasione di un ordine
Si possono portare tanti esempi di processi che avvengono in un’azienda qualsiasi ma ho scelto di fare un esempio che può essere utile a molti: quello della ricezione e evasione di un ordine di un prodotto.
Il processo ha inizio quando il reparto amministrativo riceve l’ordine e lo inserisce nel database. In questo momento gli addetti effettuano un check della disponibilità di pagamento del cliente; se risulta esserci la disponibilità, l’ordine diventa esecutivo.
A questo punto del processo, l’ordine passa al magazzino dove l’addetto procederà a prelevare il prodotto e preparare il pacco per la spedizione. Contemporaneamente, l’impiegato commerciale preparerà la fattura dell’ordine e aggiornerà la contabilità. Il processo termina nel momento in cui il pacco viene consegnato correttamente dal corriere al cliente.
