Come scrivere una email al cliente in 5 passaggi

 Come scrivere una email al cliente in 5 passaggi

Devi scrivere una email ad un cliente e vuoi fare colpo, senza sembrare scontato e scongiurando il rischio di non essere compreso? Su Google puoi trovare centinaia di template da ricalcare per la stesura di una email commerciale ma copiare non ti porterà i risultati che speri e non trasmetterai nulla di tuo al cliente. Scrivere una email di proprio pugno richiede alcuni passaggi che, se seguiti con attenzione, porteranno ad una comunicazione efficace col cliente.

Se vuoi conoscere questi passaggi da seguire per comporre un valido testo, continua a leggere il mio articolo in cui ti illustrerò come scrivere una email al cliente partendo dall’intestazione fino ad arrivare ai saluti finali, passando per la stesura del corpo centrale e con un occhio di riguardo alla formattazione.

Primo passaggio: specificare il destinatario o i destinatari

Come scrivere una email al cliente

A chi stai scrivendo l’email? Il primo passaggio da seguire è specificare il destinatario oppure i destinatari, nel caso in cui la mail debba essere inviata a più persone contemporaneamente.

Inserisci l’unico destinatario nel primo campo “A”. In caso di più destinatari, invece, inserisci gli indirizzi nel campo “CC” che ti permette di mandare l’email in copia a più persone nello stesso tempo.

Quando mandi una email a più destinatari, all’inizio del testo, appena dopo i saluti, specifica sempre chi ti legge in copia per trasparenza e correttezza nei confronti dei vari destinatari.

Secondo passaggio: scrivere l’oggetto

Il secondo passaggio è scrivere l’oggetto dell’email. Un consiglio che posso darti è quello di essere diretto, andando dritto al core del messaggio, e di non dilungarti molto: pochi caratteri ma che facciano capire al destinatario o ai destinatari il contenuto del testo.

Ricorda che l’oggetto dell’email è la prima cosa che vedrà il tuo cliente quindi scrivilo con attenzione e attento ad eventuali errori grammaticali!

Terzo passaggio: l’introduzione

Il terzo passaggio è quello di scrivere l’introduzione, cioè la parte fondamentale per la riuscita dell’intera email. Per scrivere una corretta introduzione, la cosa che devi tenere presente è a chi ti stai rivolgendo. In base a questo saprai se dare del tu, del lei quindi se optare per saluti formali o informali.

Attento quindi al registro linguistico: se ti rivolgi ad un cliente con cui hai un rapporto più confidenziale, puoi salutare anche con un semplice “ciao” seguito dal nome; invece, nel caso in cui ti rivolgi ad un nuovo cliente puoi usare le formule di saluto “salve”, “buongiorno”, “buonasera” seguiti sempre dal nome del cliente.

Se il destinatario è il responsabile di un’azienda (o più responsabili) puoi usare le formule “egregio”, “egregi” oppure “Spettabile”, “Spettabili”. Mi raccomando dopo l’incipit una bella virgola e vai a capo, lasciando uno spazio.

Quarto passaggio: il messaggio

Il quarto passaggio è comporre il messaggio vero e proprio. Anche in questo caso, come per l’oggetto, sii chiaro e, allo stesso tempo, non dilungarti troppo. Cerca di andare dritto al punto senza perderti in inutili chiacchiere. Più sei diretto e chiaro, più il cliente coglierà il tuo messaggio senza problemi di interpretazione.

Anche per questo passaggio, presta sempre attenzione all’ortografia e ai segni di punteggiatura. Rileggi più di una volta, dopo aver finito di scrivere, e chiediti se il messaggio è comprensibile.

Formattazione e tone of voice

Non sottovalutare l’importanza della giusta formattazione del tuo testo ed il tono di voce con cui comunichi. Formatta il corpo dell’email in modo da facilitarne la lettura. Un muro di parole sarebbe difficile da leggere per chiunque; per cui spezza il corpo in paragrafi, velocizzando la lettura e la comprensione.

Oltre alla divisione in paragrafi puoi utilizzare il grassetto per le parole chiavi, così da focalizzare l’attenzione del lettore nei punti che ritieni più importanti e puoi alleggerire ancora di più il testo con elenchi puntati, se hai diversi punti da trattare.

L’altro elemento da tenere d’occhio è il tono di voce che deve essere coerente, così come il registro linguistico, in tutto il testo dell’email. Il tuo tone of voice deve essere adeguato al destinatario del messaggio: sarà formale o informale in base a chi è rivolta l’email.

Quinto passaggio: i saluti finali

Il quinto ed ultimo passaggio sono i saluti finali. Dopo il corpo del messaggio, congedi il destinatario della mail con lo stesso registro linguistico che hai adoperato per l’introduzione. Sempre nella conclusione dell’email, puoi chiedere al cliente di rispondere al più presto al tuo messaggio.

Ricordati di firmare l’email o con le tue iniziali o col nome e cognome per esteso (preferibile) lasciando le tue informazioni personali:

  • Il tuo indirizzo
  • il numero di Partita Iva
  • la tua PEC
  • il contatto Skype
  • il tuo numero di cellulare
  • l’indirizzo del tuo sito web

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

DMCA.com Protection Status